ビスケット備忘録

ユーザーの交流やレンタルサーバーに

ユーザーの流れをよくしていくことを第一に考えてみましょう。レンタルサーバーは、人と人をつなぐこともできるでしょう。交流することで、自然と視野も広くなるでしょう。レンタルサーバーの用途はいろいろあるのです。自分だけの世界に浸漬しすぎないように注意しましょう​​。これらのことが非常に重要です。
データ復旧サービスは、専門業種にも傷があるディスクでもUSBメモリでもデータ復旧が可能なことです。ハードディスクから、特に、システム自体の破損の場合、自分は手も足もありません。また、諦めるかと思う前に一度、専用ソフトでデータ復旧を試みましたが、ダメでした。企業のデータはありませんがデータ復旧会社に要求するのも近いサービスれています。
　「OJTの復活」、最近このフレーズをお客さま先で良く耳にします。人が付加価値の源泉であり、人財のスキルを上げてより高い付加価値を生み出すためには、企業内で人財を育成する仕組みを用意する必要がある。そのためには、多くの日本企業が以前は当たり前のように取組んでいたOJTを復活させるべきだという考えです。

　確かに、OJTは日本企業の強みの源泉の1つだったとわたしも思います。SEばかりでなく、企業のコミュニケーション能力を向上させる手法としても、OJTは非常に有効な手段の1つだと言えます。しかし、一旦やめてしまったOJTをそんなに簡単に復活させる事が出来るのでしょうか？今回は、OJTを復活させるために企業で考えなければならないこと、またOJTでSEのコミュニケーション能力を向上させるための有効な手法を、具体例とともに解説します。

　そもそもOJTと言うと、皆さんはどのようなやり方を思い浮かべますか？90年代のバブル崩壊以前に社会人になったかたがたの多くは、「俺の背中を見て学べ」、あるいは「技は人から盗むものだ」といったような考えに基づくOJTを想定される人も多いのではないでしょうか？このようなやり方でOJTを復活させる事は、多くの企業にとっては非常に難しい状況になっています。それは、OJTを提供する側と受ける側、および企業の社員構成が変化しているからです。この状況を、ビジネスで現場の中核となるべき30代および40代前半で見てみましょう。

　この世代は「アラウンド氷河期世代」などと呼ばれる事もあるようですが、前回も書いたようにバブル崩壊後に企業が採用を絞った世代です。この世代の特徴としては、以下のような事が挙げられます。

・成果主義の導入により、個人の力や成果に重きを置く
・能力開発は自己責任で行う
・歪な組織構造のため、管理職になっても部下が少数、時には部下がいない場合もある
・OJTをされた経験も自分が行った経験もあまりない
・新卒採用を絞った結果、状況に合わせた中途採用も多く、自社の文化やDNAが浸透していない社員も多い

　このような特徴を持った層に、いきなりOJTの復活と号令をかけても具体的な行動に移すのは難しいと言えるでしょう。また、理屈上はこのような層が論理的に行動に移すためにはOJT実績を評価に加える必要があるのですが、人材育成の視点を評価制度に取り込むようなBSC（バランスト・スコアカード）のような考え方は日本企業がうまく活用できていない手法である事も考慮する必要があるでしょう。

　次に、OJTを受ける側の変化に関しても少し触れておきます。この世代は、「アラウンドIT世代」とも呼ばれるようですが、教育制度の変化も影響し40代半ば以上の人から見るとなかなか理解しがたい特徴も持ち合わせています。

・厳しく指導されることに慣れておらず、褒められて育つ
・個人キャリアに有用と考える知識習得に関心が高い
・教えてもらう事が当たり前で、教わっていない事は出来ない事が当たり前と考える
・知らない人との関係作りが得意でない
・コミュニケーションにメールを多用する

　もちろん、全ての人がこうだというわけではありませんが、世代の特徴としてはこのようなことが挙げられます。このような特徴を持った社員を指導していくという事も念頭に置いた上で、企業の状況に応じたOJTの手法・仕組みを考える必要があります。

　このような状況を押さえた上で、企業でのOJTの復活させるためにはどのような事を考えるべきでしょうか？さらには、SEのコミュニケーション能力を向上させるためのOJTとして有効な手法はどのようなものがあるのでしょうか？

・ポイント1：実務に直結するツールを使ってOJTの内容を具体化する
・ポイント2：ティーチングとコーチングをうまく組み合わせた指導を行う

　上記2つのポイントを押さえた仕組みを企業の状況に合わせて作り上げて行く事が有効です。以下、そのポイントに関して解説します。

・ポイント1：実務に直結するツールを使ってOJTの内容を具体化する

　OJTを実施する社員のモチベーション向上などにつながる仕組みとして、評価制度なども実施に向けてもちろん検討する必要があります。しかし、そのような制度まで考えてからでないと実施できないとなると、時間も手間もかかります。さらに、OJTを提供する側、受ける側の特徴も考えて実施するとなると、どのような手法にせよ「実務と直結する」内容で行う事が効果的です。そして、これを全社的に展開するためには分かりやすいツール、多くの人が実務で使うツールを活用する事が有効です。本テーマであるSEのコミュニケーション能力向上という観点からは、議事録やWBSなどが有効なツールとなります。今回は、議事録を例にとって実際にわたしがお客さま先でOJTに組み込むために行っている手法を紹介します。

　そもそも議事録は何のために書くかと言うと、会議で決まった事を参加者が共通認識として持って次の行動に移る事ができるようにする、さらには会議に参加していなかった人も議事録を読めば議論された事、決定した事を共有できるようにする事が目的です。この目的を達成するためには、議事録を書く人は議事の内容と決定事項を理解していなければならない。この役割を育成の対象者に担ってもらうことで、担当している仕事およびそこで利用される技術の理解を深めると同時に、人に分かりやすい書類を書くと言うコミュニケーション能力も向上させる事ができる。また、議事録はシステム開発にはなくてはならないもの。進捗管理、および成果物の品質向上には不可欠のツールです。つまり、議事録を使ってのOJTは、うまく機能すれば一石二鳥、あるいは三鳥の仕組みなのです。では、この仕組みを機能させる手法を説明します。

　まず、OJT実施前に準備するもの、行っておくべき事があります。準備するものは、議事録のテンプレートと内容の善し悪しが良く分かる具体的なサンプルです。テンプレートは、ヘッダー、フッター、およびボディに何を書くかが分かりやすいものでなければなりません。また、修正がしやすいツールを使う必要があります。そのテンプレートに対して誰もが良しあしを理解しやすいサンプルを用意しておけば、育成対象者にどのような議事録を書く事が求められているのかを簡単に説明できます。この説明を事前に行なわないと、育成対象者はどのレベルの議事録を書く事が求められているのかを理解しないまま議事録を書くことになってしまいます。この最初のボタンで掛け違いが起こると、OJTとして指導しても指導される側が指導内容を納得しなくなるリスクが高くなります。

　次に、OJTの実施方法ですが、基本的にOJTはレビューで行うことになります。このレビューに関しては、わたしは2段階のレビューを設定する事をお勧めしています。最初のレビューは議事録を書く前、次のレビューは議事録を書いた後のレビューです。この作業において大事な事は、作業時間を決めて行う事です。会議の内容にもよりますが、例えば最初のレビュー前の議事内容の確認に10分、そのレビューに10分、議事録作成に30分、最終レビューに30分といった具合です。この時間を決めずに行うと、指導ばかりに時間が取られたり、必要以上に議事録作成に時間をかけたりと、実務に支障をきたすような事象を引き起こしかねません。

　では、具体的なOJTの内容に関して説明します。最初のレビューは、議事内容の理解を深める事が目的です。会議終了後、レビュー前に議事録作成者に自分のとったメモの内容を確認してもらい、不明点などをピックアップしてもらいます。そこに対する質疑が最初のレビューです。議事録作成者の疑問に答える事も重要ですが、恐らく作成者が理解できていないであろうことを指摘する事もレビューをする人の重要な役割です。不明点が明確になれば、議事録を作成してもらいます。そのレビューにおいては、

・議事録の構造
・議事の結論に至るまでの論理展開
・文章表現

という、コミュニケーションスキルの観点からのレビューと、

・具体的議事内容

の観点からのレビュー双方が必要となります。レビューする人は、コミュニケーションスキルの観点に関しては「青」、議事内容に関しては「赤」と言ったように、ペンの色を変えてチェックするなどの工夫をすると分かりやすくなると思います。このチェック後の議事録を作成者に渡し、レビュー前に自分なりに考えてみる時間を作るのも効果的です。最終的には、作成者とともにチェック後の議事録を使ってレビューを行い、必要な修正ポイントと修正の仕方を指導します。このようなOJTの仕組みが機能すれば、実務でのアウトプットが向上すると同時に育成対象者ばかりでなく、OJTの提供者のスキルも向上する事は言うまでもありません。

・ポイント2：ティーチングとコーチングをうまく組み合わせた指導を行う

　次に、上記のようなレビューをOJTで行う際に、OJTトレーナー側が意識しておくべきポイントに触れておきます。ここ数年、指導者に求められるスキルとしてコーチングが注目されているのは皆さんご存知の通りです。しかし、コーチングの手法に偏重した指導を行うと思ったように効果が出ない場合があります。これは、相手によってはコーチングでは解決しない課題があるからです。例えば、構築するシステムで必要な知識やシステムが対象とする業務内容に関する知識が不足している人に、「君はどう思う？」、「何故そう考える？」と言った質問を繰り返してもあまり有効とは言えません。そもそも、必要な知識が不足しているのですからそこを補ってあげなければ考えようがないのです。そのような対象者には、ティーチングが必要となります。逆に、知識は十分にあるがモチベーションの落ちているような人に、「それはこうすべきだ」、あるいは「何故こうやらないんだ」と言った指導はさらなるモチベーションダウンにつながりかねません。相手の知識とモチベーションに応じて、うまくティーチングとコーチングをミックスして指導する必要があるのです。OJTを提供するトレーナーの方々は、育成対象者のレベルを把握して指導方法を工夫して下さい。

　今回ご紹介したOJTは、WBSをツールとして利用しても実行可能です。そもそも、何のために、いつまでに、何を、誰と、どうやって実行すれば期日までに成果を出せるかを定義するものがWBSです。その作成、進捗管理、WBSの修正を議事録と同じような形で行うと、議事録と同様の効果を出すことができます。また、両者を並行して行えば効果が高まることは言うまでもありません。皆さまの実務でも実践してみてはいかがでしょうか？【井上浩二（シンスター）】

（ITmedia エグゼクティブ）